Política de Privacidad

1Identificación de la empresa

GESTIOTECH SPA desarrolla soluciones de software, consultoría informática y automatización tecnológica, incluyendo la plataforma Fenax.

2Roles en el tratamiento de datos personales

El rol de GESTIOTECH SPA puede variar dependiendo del contexto en que se traten los datos.

2.1 Datos tratados directamente por GESTIOTECH SPA

GESTIOTECH SPA determina las finalidades del tratamiento respecto de determinados datos necesarios para operar su actividad empresarial, incluyendo, según corresponda:

• Solicitudes de contacto.
• Solicitudes de demostración.
• Información de representantes y contactos comerciales de clientes.
• Gestión contractual y administrativa.
• Facturación.
• Soporte técnico.
• Seguridad de cuentas y sistemas.
• Comunicaciones relacionadas con sus productos y servicios.
• Datos técnicos derivados del funcionamiento de sus sitios web y servicios.

Respecto de estos tratamientos, GESTIOTECH SPA actúa como responsable de los datos correspondientes.

2.2 Datos administrados por clientes mediante Fenax

Las escuelas, academias, clubes y demás organizaciones que utilizan Fenax determinan qué información incorporan a la plataforma y para qué fines la utilizan dentro de su gestión.

Respecto de estos datos, la institución cliente es responsable de determinar la legitimidad del tratamiento y de cumplir las obligaciones que le correspondan frente a alumnos, apoderados, deportistas, trabajadores y demás titulares.

GESTIOTECH SPA proporciona la infraestructura tecnológica de Fenax y trata dichos datos para prestar el servicio contratado y conforme a las instrucciones y configuración de cada Cliente, sin utilizarlos para finalidades comerciales propias incompatibles con la prestación del servicio.

3Datos que pueden ser tratados

Dependiendo del servicio utilizado y de la información que el Cliente decida administrar mediante Fenax, podrán tratarse las siguientes categorías de datos.

3.1 Datos de alumnos o deportistas

• Nombre y apellidos.
• RUT u otro documento de identificación.
• Fecha de nacimiento.
• Fotografía.
• Categoría o disciplina deportiva.
• Datos relacionados con matrícula.
• Registro de asistencia.
• Información asociada a actividades deportivas.
• Historial administrativo dentro de la organización.

3.2 Datos de padres, madres, apoderados o representantes

• Nombre y apellidos.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Dirección.
• Relación con el alumno o deportista.
• Información necesaria para la gestión administrativa y comunicaciones de la institución.

3.3 Información administrativa y financiera

Fenax puede registrar información administrativa relacionada con:

• Estados de cuenta.
• Cobros emitidos.
• Pagos registrados.
• Matrículas.
• Conceptos de cobro.
• Historial de movimientos administrativos.

3.4 Información de salud

Cuando una institución habilite funcionalidades destinadas a ello y exista una finalidad legítima para su utilización, Fenax puede permitir el registro de información relacionada con la salud de alumnos o deportistas, por ejemplo:

• Alergias.
• Enfermedades o condiciones médicas relevantes.
• Medicamentos.
• Certificados médicos.
• Documentación necesaria para la participación o seguridad del deportista.

Esta información requiere un nivel reforzado de protección y únicamente deberá ser incorporada por el Cliente cuando resulte necesaria y cuente con una base jurídica o autorización que permita su tratamiento.

3.5 Datos técnicos y de seguridad

Para el funcionamiento y protección de los servicios podrán tratarse datos técnicos como:

• Dirección IP.
• Fecha y hora de acceso.
• Información del navegador o dispositivo.
• Registros técnicos de acceso.
• Eventos de seguridad.
• Información necesaria para prevenir accesos no autorizados y diagnosticar incidencias.

4Datos de menores de edad

Fenax es utilizado por organizaciones que pueden administrar información correspondiente a niños, niñas y adolescentes.

La institución Cliente es responsable de determinar las condiciones bajo las cuales recopila e incorpora esos datos a Fenax y de obtener las autorizaciones, consentimientos o habilitaciones legales que correspondan.

GESTIOTECH SPA trata esa información en la medida necesaria para proporcionar las funcionalidades tecnológicas contratadas por el Cliente.

GESTIOTECH SPA no utiliza los datos personales de menores almacenados por sus clientes para publicidad dirigida ni para la comercialización de bases de datos.

5Finalidades del tratamiento

Dependiendo del contexto, los datos personales podrán utilizarse para las siguientes finalidades:

Operación de Fenax

• Gestionar matrículas.
• Administrar alumnos, deportistas y apoderados.
• Gestionar estados de cuenta y cobranzas.
• Registrar pagos.
• Controlar asistencia.
• Gestionar convocatorias y actividades deportivas.
• Administrar uniformes.
• Gestionar torneos y partidos.
• Generar reportes administrativos.
• Facilitar comunicaciones entre las instituciones y sus usuarios.
• Proporcionar soporte y mantenimiento de la plataforma.

Relación comercial y contractual

• Responder solicitudes de información.
• Gestionar solicitudes de demostración.
• Elaborar propuestas y contratos.
• Administrar cuentas de clientes.
• Gestionar facturación y obligaciones administrativas.
• Proporcionar soporte.
• Comunicar información relevante respecto del servicio contratado.

Seguridad y funcionamiento

• Autenticar usuarios.
• Proteger cuentas.
• Detectar actividades anómalas.
• Prevenir accesos no autorizados.
• Investigar incidencias.
• Mantener la estabilidad y seguridad de la infraestructura tecnológica.

6Principios de utilización de la información

GESTIOTECH SPA utiliza los datos personales únicamente para las finalidades asociadas a la operación de sus servicios, su relación con los clientes, el cumplimiento de obligaciones aplicables y la seguridad de su infraestructura.

GESTIOTECH SPA no:

• Vende bases de datos personales de sus clientes.
• Arrienda bases de datos personales.
• Comercializa datos de alumnos o apoderados.
• Utiliza los datos cargados por clientes en Fenax para publicidad propia dirigida a alumnos o apoderados.
• Comparte dichos datos con terceros para que éstos los utilicen con fines publicitarios propios.

El acceso interno a la información está limitado al personal que requiera dicho acceso para realizar funciones autorizadas, tales como soporte, mantenimiento, seguridad o resolución de incidencias.

7Proveedores tecnológicos y terceros

GESTIOTECH SPA puede utilizar proveedores externos para prestar determinadas funciones necesarias para el funcionamiento de sus servicios.

Estos proveedores pueden incluir, según las funcionalidades utilizadas:

• Infraestructura y alojamiento cloud.
• Bases de datos.
• Servicios de correo electrónico.
• Servicios de mensajería.
• Sistemas de respaldo.
• Monitoreo y seguridad.
• Proveedores de pagos.
• Servicios técnicos necesarios para operar integraciones habilitadas por el Cliente.

El acceso de dichos proveedores se limita a la información necesaria para prestar los servicios tecnológicos correspondientes y se encuentra sujeto a las condiciones contractuales y medidas de seguridad aplicables a cada proveedor.

GESTIOTECH SPA no autoriza a estos proveedores a utilizar la información administrada por los clientes de Fenax para finalidades comerciales propias incompatibles con la prestación del servicio contratado.

8Pagos y datos bancarios

Fenax puede integrarse con proveedores externos de servicios de pago.

Cuando un usuario realiza una transacción mediante una pasarela de pago, los datos necesarios para autorizar dicha operación son tratados por el proveedor de pago correspondiente conforme a sus propios términos y políticas de privacidad.

GESTIOTECH SPA no almacena:

• Números completos de tarjetas bancarias.
• Códigos de seguridad CVV.
• Contraseñas bancarias.
• Credenciales utilizadas para acceder a instituciones financieras.

Fenax puede conservar información administrativa de la transacción necesaria para la gestión del Cliente, como estado del pago, monto, fecha, concepto o identificadores de referencia.

9Comunicaciones y WhatsApp

Fenax puede permitir que sus clientes envíen comunicaciones a alumnos, apoderados u otros contactos mediante correo electrónico, WhatsApp u otros canales habilitados.

El Cliente es responsable de:

• Determinar los destinatarios.
• Contar con los datos de contacto legítimamente obtenidos.
• Cumplir las obligaciones que correspondan respecto de sus comunicaciones.
• Configurar y utilizar adecuadamente las herramientas disponibles.

GESTIOTECH SPA proporciona la infraestructura tecnológica necesaria para ejecutar dichas comunicaciones cuando formen parte de las funcionalidades contratadas.

Cuando se utilicen servicios externos como WhatsApp u otros proveedores de mensajería, el funcionamiento de dichos servicios también estará sujeto a las políticas y condiciones del proveedor correspondiente.

10Seguridad de la información

GESTIOTECH SPA aplica medidas técnicas, administrativas y organizacionales destinadas a proteger los datos personales frente a riesgos como:

• Acceso no autorizado.
• Pérdida.
• Alteración.
• Divulgación indebida.
• Destrucción no autorizada.
• Uso incompatible con las finalidades establecidas.

Las medidas de seguridad se revisan y ajustan atendiendo a la naturaleza de la información, las funcionalidades utilizadas y los riesgos asociados al tratamiento.

Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta. En caso de detectarse un incidente de seguridad, GESTIOTECH SPA adoptará las medidas razonablemente necesarias para contenerlo, investigarlo y cumplir las obligaciones aplicables.

11Infraestructura y tratamiento internacional

Para prestar sus servicios, GESTIOTECH SPA puede utilizar proveedores de infraestructura tecnológica cuyos servidores, sistemas de respaldo o servicios de procesamiento se encuentren dentro o fuera de Chile.

Cuando exista tratamiento internacional de información, GESTIOTECH SPA procurará utilizar proveedores que ofrezcan medidas contractuales, organizacionales y técnicas adecuadas para proteger la información.

La ubicación concreta del procesamiento puede depender de los proveedores tecnológicos y servicios contratados en cada momento.

12Conservación de datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron recopilados o tratados y mientras exista una relación contractual o jurídica que justifique su conservación.

Determinada información podrá conservarse durante un período adicional cuando resulte necesario para:

• Cumplir obligaciones legales.
• Mantener registros administrativos o contractuales.
• Resolver controversias.
• Proteger derechos.
• Prevenir fraude o abuso.
• Atender obligaciones de seguridad.

Cuando los datos administrados mediante Fenax correspondan a un Cliente, su conservación también dependerá de las instrucciones del Cliente, de la vigencia del servicio contratado y de las obligaciones legales aplicables.

13Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales podrán ejercer los derechos que les reconozca la legislación chilena aplicable respecto de su información.

Las solicitudes relacionadas directamente con datos administrados por GESTIOTECH SPA podrán enviarse a contacto@gestiotech.cl.

Cuando la solicitud se refiera a información incorporada a Fenax por una escuela, academia, club u otra institución Cliente, el titular podrá dirigirse directamente a dicha institución.

Cuando corresponda y resulte necesario, GESTIOTECH SPA colaborará con el Cliente para atender solicitudes relacionadas con datos tratados mediante Fenax.

GESTIOTECH SPA podrá solicitar la información razonablemente necesaria para verificar la identidad del solicitante antes de ejecutar una solicitud que afecte datos personales.

14Cookies y tecnologías similares

Los sitios y servicios de GESTIOTECH SPA pueden utilizar cookies y tecnologías similares necesarias para:

• Mantener sesiones.
• Proporcionar funcionalidades.
• Recordar configuraciones.
• Proteger cuentas.
• Mantener la seguridad de los servicios.

Cuando se utilicen cookies analíticas, publicitarias u otras tecnologías que no resulten estrictamente necesarias, su utilización y las opciones disponibles para los usuarios serán informadas mediante los mecanismos correspondientes del sitio web.

15Enlaces y servicios de terceros

Los sitios de GESTIOTECH SPA y Fenax pueden contener enlaces o integraciones con servicios externos.

GESTIOTECH SPA no controla las prácticas de privacidad de sitios y proveedores independientes, por lo que los usuarios deberán consultar las políticas correspondientes cuando interactúen directamente con dichos servicios.

16Modificaciones de esta Política

GESTIOTECH SPA podrá modificar esta Política de Privacidad cuando resulte necesario debido a:

• Cambios legales o regulatorios.
• Nuevas funcionalidades.
• Cambios en proveedores o infraestructura.
• Modificaciones en las operaciones de la empresa.
• Mejoras en las medidas de privacidad y seguridad.

La versión vigente será publicada en https://gestiotech.cl/privacidad.

La fecha de última actualización aparecerá al inicio de esta Política.

Cuando un cambio resulte material y corresponda informar directamente a clientes o usuarios, GESTIOTECH SPA podrá utilizar correo electrónico, avisos dentro de la plataforma u otros medios apropiados.

17Contacto en materia de privacidad

Para consultas relacionadas con esta Política, el tratamiento de datos personales o el ejercicio de derechos: